Marklund Mäkleris dataskyddspolicy

Inom Marklund Mäkleri är det Bågesund fastigheter KB som är personuppgiftsansvarig.

Vi behandlar personuppgifter av flera skäl. När vi skriver ”du” menar vi dig som kund, potentiell kund, medarbetare hos kund eller annan relevant person såsom verklig huvudman, behörig företrädare eller närståendeperson.

Dataskyddspolicyn innehåller följande delar

1. Vilka personuppgifter vi samlar in
2. Hur vi kan komma att använda dina personuppgifter och på vilken laglig grund
3. Automatiserat beslutsfattande
4. Vem kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till
5. Hur vi skyddar dina personuppgifter
6. Dina rättigheter i fråga om dataskydd
7. Cookies (kakor)
8. Hur länge vi behåller dina personuppgifter
9. Hur förändringar görs i Marklund Mäkleris dataskyddspolicy och policy för cookies
10. Kontakta oss eller datainspektionen

1. Vilka personuppgifter vi samlar in

Personuppgifter samlas normalt in direkt från dig eller genereras i samband med att du använder våra tjänster och produkter. Ibland krävs ytterligare information för att hålla uppgifterna aktuella eller kontrollera att uppgifterna vi samlat in är korrekta.

De personuppgifter som vi samlar in kan delas in i följande kategorier

• Identifieringsuppgifter: personnummer och namn. Vi är i vissa fall skyldiga att samla in dokumentation av sådana uppgifter, till exempel i form av kopia av ditt pass, körkort eller liknande.
• Kontaktuppgifter: telefonnummer, e-post och adresser.
• Ekonomisk information: kreditvärdighet, pantsättning av bostäder, betalningsanmärkning.
• Uppgifter som krävs enligt lag: uppgifter som krävs för grundläggande kundkännedom och bekämpning av penningtvätt.

Personuppgifter som vi kan komma att samla in från dig

• Vi samlar in uppgifter du lämnar direkt till oss. Som ny kund ber vi dig till exempel om personuppgifter såsom namn, e-postadress och telefonnummer samt i vissa fall personnummer.
• Vi samlar också in information som du meddelar oss, till exempel genom återkoppling eller annan interaktion i våra digitala kanaler. Vidare kan samtal och chattkonversationer med dig spelas in och registreras för dokumentation samt i kvalitets- och förbättringssyfte.

Personuppgifter som vi kan komma att samla in från tredje part

• Publika eller andra externt tillgängliga källor: register som förs av myndigheter till exempel folkbokföringsregister, skattemyndighetens register, bolagsregister och Lantmäteriet.
• Från andra företag som vi samarbetar med.

2. Hur vi kan komma att använda dina personuppgifter och på vilken laglig grund

Vi använder dina personuppgifter för att uppfylla rättsliga förpliktelser och avtalsförpliktelser, samt för att ge dig erbjudanden, rådgivning och annan service.

Teckna och administrera service- och produktavtal (fullgörande av avtal)

Huvudsyftet med vår behandling av personuppgifter är att samla in, kontrollera och behandla personuppgifter inför och vid tecknandet av avtal med dig, liksom att dokumentera, administrera och utföra det som krävs för att fullgöra avtal. Exempel på behandling för att fullgöra ett avtal:

• Behandla uppgifter för att kunna skriva förmedlingsuppdrag.
• Behandla uppgifter för att kunna skriva köpeavtal och hyresavtal.
• Behandla uppgifter för att kunna hantera eventuella rättsliga och informationsmässiga skyldigheter efter genomförd affär.

Uppfylla krav och förpliktelser

Förutom för fullgörande av avtal behandlar vi också personuppgifter för att uppfylla de förpliktelser vi har enligt lag, andra författningar eller myndighetsbeslut. Exempel på behandling till följd av rättsliga förpliktelser:

• Kundkännedom.
• Åtgärder för att förhindra, upptäcka och utreda penningtvätt, terroristfinansiering och bedrägeri.
• Bokföringslagstiftning.
• Fastighetsmäklarlagstiftning.

Marknadsföring, produkt- och kundanalys (berättigat intresse)

Personuppgifter behandlas också i samband med marknadsföring och produkt- och kundanalyser. Syftet med den här behandlingen är dels marknadsföring, dels process-, affärs- och systemutveckling, inklusive testning. Vi gör detta för att förbättra vårt produktutbud och optimera våra erbjudanden. Detta kan även innefatta profilering. Vi har ett berättigat intresse att använda profilering i samband med exempelvis kundanalyser i marknadsföringssyfte eller transaktionsbevakning i syfte att upptäcka bedrägerier.

Samtycke

Det finns tillfällen när vi ber om ditt samtycke till att behandla dina personuppgifter. Det kan till exempel vara vid behandling av uppgifter om att matcha dig mot passande bostäder när du lämnat en intresseanmälan för en specifik bostad eller att lämna ut dina personuppgifter till tredje part i marknadsföringssyfte av tredje parts produkter eller tjänster. Samtycket kommer att innehålla information om den särskilda behandlingen. Om du har lämnat samtycke till behandling av dina personuppgifter kan du alltid återkalla samtycket.

3. Automatiserat beslutsfattande

Vi kan i vissa fall använda oss av automatiserat beslutsfattande om det är tillåtet enligt lag eller annan författning, om du har lämnat ditt uttryckliga samtycke eller om det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal, till exempel automatiserade bevakningar av bostäder för din räkning. Du kan alltid begära manuellt beslutsfattande istället, uttrycka din åsikt eller bestrida beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inbegripet profileringen, om beslutet skulle få rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverka din situation.

När vi använder automatiserat beslutsfattande informerar vi dig om de beslutsfaktorer som används, vad detta betyder för dig och vilka konsekvenser det kan få.

4. Vem vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till

Vi kan dela dina personuppgifter med andra, till exempel myndigheter, leverantörer och affärspartners. Innan vi delar sådana uppgifter säkerställer vi alltid att vi följer de sekretessförpliktelser som gäller för fastighetsmäklarbranschen.

När vi utför tjänster och uppfyller avtal måste vi ibland lämna ut uppgifter om dig. Exempelvis behöver vi lämna ut uppgifter om dig till bostadsrättsföreningen om du förvärvat en bostadsrätt, till Tambur som är en digital tjänst för tillträdeshantering, till städfirmor och stylingfirmor etc.

Tredje parter

När vi utför våra tjänster, till exempel förbereder ett tillträde, lämnar vi ut uppgifter om dig som behövs för att identifiera dig och utföra uppdraget eller uppfylla avtalet tillsammans med de företag som vi samarbetar med.

Vi lämnar också ut personuppgifter till myndigheter i den omfattning vi har en rättslig skyldighet att göra det. Här avses exempelvis skattemyndigheter, polismyndigheter, kronofogdemyndigheter och tillsynsmyndigheter i berörda länder.

Dessutom lämnar vi ut uppgifter, med ditt medgivande eller om det är tillåtet enligt lag eller annan författning, till andra företag som vi samarbetar med.

Överföring av personuppgifter till tredje land

I vissa fall kan vi också överföra personuppgifter till organisationer i så kallade tredjeländer (länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, EES). Sådana överföringar kan göras om något av följande villkor uppfylls:

• EU-kommissionen har beslutat att det finns en adekvat skyddsnivå i det aktuella landet, eller
• andra lämpliga skyddsåtgärderhar vidtagits, till exempel att standardavtalsklausuler (EU:s modellklausuler) som godkänts av EU-kommissionen används eller att mottagaren har bindande företagsbestämmelser (så kallade Binding Corporate Rules, BCRs), eller
• det rör sig om ett undantag i en särskild situation, till exempel för att fullgöra ett avtal med dig eller om du ger ditt samtycke till den specifika överföringen.

5. Dina rättigheter i fråga om dataskydd

Som registrerad person har du rättigheter i fråga om de personuppgifter vi har om dig. Du har följande rättigheter:

Rätt till tillgång (så kallade registerutdrag)

Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar – ett så kallat registerutdrag. Eftersom det är viktigt att vi inte lämnar ut dina personuppgifter till någon annan, måste en begäran om registerutdrag göras skriftligen och undertecknas av dig. Med begäran ska även följa en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling. Vårt svar till dig kommer att skickas till din folkbokföringsadress.

Rätt till rättelse

Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Enkla uppgifter rättar vi normalt utan övervägande men ibland kan vi behöva analysera din begäran och för att se om vi håller med. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Vi rättar bara uppgifter där begäran kommer via telefon, sms, epost där vi kan se att avsändaren av begäran kommer från en uppgift som vi sedan tidigare har registrerad hos oss. Det går också att skicka en skriftlig begäran. Den ska då vara undertecknad av dig och med begäran ska även följa en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling.

Rätt till radering

Du har rätt att begära att få dina personuppgifter raderade om det är så att uppgifterna inte längre är nödvändiga för det syfte de samlades in för. Om uppgifterna är sparade på grund av en lagstiftad skyldighet att spara viss information har du dock inte rätt att kräva att dessa raderas.

Enligt Fastighetsmäklarlagen så har vi en lagstadgad skyldighet att spara dina uppgifter i tio år om du varit köpare, säljare, budgivare eller spekulant på ett av oss förmedlat objekt. I det fallet kan vi inte radera dina uppgifter. Dock kan vi begränsa användningen av dem enligt punkten ”Rätt till behandlingsbegränsning” eller ”Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling”.

Vi raderar bara uppgifter där begäran kommer via telefon, sms, epost där vi kan se att avsändaren av begäran kommer från en uppgift som vi sedan tidigare har registrerad hos oss. Vi raderar då de uppgifter som är kopplade till den personuppgiften. Det går också att skicka en skriftlig begäran. Den ska då vara undertecknad av dig och med begäran ska även följa en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling.

Rätt till behandlingsbegränsning

Du har rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter om du exempelvis anser;

1. att dom inte är korrekta under tiden som personuppgiftsansvarig utreder om så är fallet.
2. om du invänder mot vår behandling men vi har ett berättigat tvingande skäl att fortsätta behandlingen.
3. om vi inte längre behöver personuppgifterna för de fastställda ändamålen, men du däremot behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte raderar dina uppgifter.

Om begäran inkommer via telefon, sms eller e-post så begränsar vi behandlingen tillfälligt av de uppgifter som vi kan se är kopplade till avsändaren av begäran. Du behöver inkomma med en skriftlig begäran för att begränsningen ska fortsätta gälla. Din initiala begäran om begränsning varar i två veckor. Din skriftliga begäran ska vara undertecknad av dig och med begäran ska även följa en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling.

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling

Du har alltid rätt att slippa direktmarknadsföring och att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning.

• Berättigat intresse: i de fall vi använder en intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. Vi får dock fortsätta att behandla dina uppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har tvingande berättigade skäl för behandlingen som överväger integritetsintresset.
• Direktmarknadsföring, inklusive analyser som utförs för direktmarknadsföringsändamål: du har möjlighet att invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring.

Vi raderar bara uppgifter där begäran kommer via telefon, sms, epost där vi kan se att avsändaren av begäran kommer från en uppgift som vi sedan tidigare har registrerad hos oss. Vi raderar då de uppgifter som har som är kopplade till den personuppgiften. Det går också att skicka en skriftlig begäran. Den ska då vara undertecknad av dig och med begäran ska även följa en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling.

Rätt till dataportabilitet

Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig, så kallad dataportabilitet. En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserad.

Eftersom det är viktigt för oss att veta att vi kommunicerar med rätt person, ber vi dig att göra din begäran skriftligen. Den ska då vara undertecknad av dig och med begäran ska även följa en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling.

Om du inte har grund för din begäran eller din begäran är orimlig, exempelvis om du begär utdrag eller radering ofta och med korta intervaller, får vi antingen vägra att gå din begäran till mötes, eller ta ut en avgift som täcker de administrativa kostnader som din begäran medför för oss.

Komplettering av vår tolkning kring din förfrågan

Har du kontaktat oss med en förfrågan om att vi ska radera dina personuppgifter, att du vill bli glömd eller på liknande sätt indikerar ett önskemål om att kontakten med oss skall upphöra så kommer vi att hantera det enligt lagstiftning och texten ovan angående den specifika rätten du hänvisar till. Dock tolkar vi alltid denna typ av förfrågan på sådant vis att vi tar bort dig från marknadsföring till den adresskällan som förfrågan kommer ifrån samt adresskällor kopplat till denna. Det betyder att vi inte längre skickar nyhetsbrev eller annan digital marknadsföring direkt till dig.

Direktmarknadsföring hem till dig går via externa adressregister där adresskällan står på utskicket. Enligt Dataskyddsförordningens regler så har vi inte någon direktkontakt med dina personuppgifter vilket gör att du själv måste gå in och avregistrera dig för framtida utskick om du inte önskar dessa.

Anmäl dig för av registrering på swedma.se. Alternativt ringer du 08-738 40 70 där du kan beställa blankett för att avregistrera dig. Det är kostnadsfritt och går snabbt och är enkelt.

7. Cookies (kakor)

Vi samlar in, behandlar och analyserar uppgifter om användningen av våra webbsidor. Trafikdata är uppgifter kopplade till besökare på webbsidan och uppgifterna som hanteras i kommunikationsfält för att skicka, distribuera eller göra meddelanden tillgängliga.

Vi använder cookies och liknande teknik för att leverera produkter och tjänster till dig, erbjuda en säker onlinemiljö, hantera vår marknadsföring och ge dig en bättre onlineupplevelse, följa upp webbplatsens prestanda samt göra innehållet på våra webbsidor mer relevant för dig. Informationen används inte för att identifiera enskilda besökare.

Du kan ange i webbläsarens inställningar om du vill tillåta eller inte tillåta cookies. Om du väljer att inte tillåta cookies kan du ändå använda våra webbsidor och en del tjänster, men användningen av vissa funktioner och delar av vår webbplats och tjänster kan vara begränsad.

8. Hur länge vi behandlar dina personuppgifter

Vi sparar dina uppgifter så länge det behövs för de ändamål de samlades in och behandlades för eller så länge som krävs enligt lagar och andra författningar. Detta innebär att vi sparar dina uppgifter så länge som det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal och länge det krävs enligt gällande minimikrav på lagringstider i lagar och andra författningar. I de fall där vi behåller dina uppgifter i annat syfte än för att fullgöra ett avtal, till exempel för krav gällande bekämpning av penningtvätt, bokföring och krav enligt fastighetsmäklarlagen, behåller vi endast uppgifterna om det är nödvändigt, om berättigat intresse finns och/eller krävs för ändamålet i fråga enligt vad som framgår av respektive lag eller annan författning.

Några exempel på situationer som kräver datalagring:

• Administration och skyldigheter kring förmedling av objekt: tio år enligt Fastighetsmäklarlagen som hänvisar till Preskriptionslagen.
• Förhindra, upptäcka och utreda penningtvätt, terroristfinansiering och bedrägeri: minst fem år efter avslutad affärsförbindelse eller genomförd enskild transaktion
• Redovisningslagstiftning: sju år
• Direktmarknadsföring: upp till två år

Exemplen ovan är endast förklaringar och minimikraven för lagringstid kan se olika ut från land till land.

9. Hur förändringar görs i Marklund Mäkleris dataskyddspolicy och policy för cookies

Vi försöker hela tiden förbättra och utveckla våra tjänster, produkter och webbsidor, och därför kan innehållet i denna dataskyddspolicy ändras över tid. Vi kommer inte inskränka dina rättigheter enligt den här dataskyddspolicyn eller gällande dataskyddslagar som finns. Om förändringarna är betydande meddelar vi detta på ett tydligare sätt, när vi är skyldiga att göra det enligt tillämplig lag. Läs gärna dataskyddspolicyn emellanåt för att hålla dig uppdaterad om eventuella ändringar.

10. Kontakta oss eller Datainspektionen

Om du har frågor eller synpunkter som gäller vår dataskyddspolicy är du välkommen att vända dig till Marklund Mäkleri. Du kan mejla till oss på Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den. eller skriva ett brev till Marklund Mäkleri, Norra Bergfors 44, 936 91 Boliden. Du kan också kontakta Datainspektionen.